Rimborso spese ai volontari. Attenzione!!!!

Cari amici di Studio Legale nel sociale, oggi affrontiamo un tema molto delicato che riguarda un pò tutto il mondo del volontariato. Va precisato che, anche se nella prassi il rimedio del "rimborso spese forfettario" ai volontari viene utilizzato per superare quei limiti sanciti dalla L. 266/91 e che impediscono in maniera stringente qualsiasi remunerazione agli associati di una OdV, negli ultimi anni alcuni interventi giurisprudenziali hanno ribadito il divieto assoluto a somministrare questa tipologia di rimborsi spesa.

Di seguito vi proponiamo alcune precisazioni.

La norma che prevede i rimborsi ai volontari da parte dell’associazione cui gli stessi appartengono, tende a garantire che i rimborsi spese non mascherino l’erogazione di compensi (ossia, in definitiva, che il rapporto associativo non mascheri un rapporto di lavoro) e a tal fine prescrive che i rimborsi a ciascun singolo volontario, per un verso, siano connessi a "spese effettivamente sostenute”, ciò che risulta intrinsecamente incompatibile con la determinazione dell’entità del rimborso con criteri forfettari, e, per altro verso, rientrino in "limiti preventivamente stabiliti”.

La L. 266/91 (legge quadro sul volontariato) stabilisce che l’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario.

Al volontario possono essere soltanto rimborsate dall’organizzazione per cui presta attività gratuita solamente le spese che siano:

effettivamente sostenute;
relative all’attività prestata;
entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse.

Come possiamo leggere queste tre indicazioni che ci fornisce la norma?

Innanzitutto le spese devono essere effettivamente sostenute. Ciò significa, in primis, che non posso essere previsti rimborsi spese a forfait (es. ogni mese erogo 300 euro a titolo di rimborsi spese ai miei volontari). I rimborsi forfettari di fatto potrebbero mascherare compensi che dovrebbero essere sottoposti a regolare tassazione (attenzione: si può incorrere nel reato di elusione fiscale). Per provare che le spese siano state effettivamente sostenute occorre inoltre che siano documentate: è opportuno che i rimborsi siano richiesti dal volontario attraverso un modulo (vedi facsimile ) predisposto dall’associazione e controfirmato sia dal volontario per la richiesta, che dal Presidente (o da altra figura autorizzata ad erogare i rimborsi, ad esempio il Tesoriere) per l’autorizzazione al pagamento. Occorre che a tale modulo siano allegati i giustificativi di spese (ricevute di pranzi, pedaggi autostradali, parcheggi, titoli di viaggio, ecc.).

Nel caso in cui il rimborso spese riguardi l’utilizzo dell’auto di proprietà del volontario sarà sufficiente l’indicazione, nel modulo di cui sopra, delle diverse missioni compiute dal volontario, del numero di km effettuati e dell’importo riconosciuto per km.

Le spese poi devono essere riferite all’attività prestata e quindi occorre dimostrare che siano state sostenute nell’ambito delle prestazioni gratuite effettuate a favore dell’associazione e/o dei beneficiari finali. Ecco perché nel modulo di rimborso andrà anche indicata la data e l’indicazione dell’attività prestata.

Infine le spese chieste a rimborso devono rientrare nei limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse. Questo significa che in sede di Assemblea o di Consiglio Direttivo deve essere approvato un Regolamento Rimborsi spese (vedi esempio) in cui vengono indicate le modalità di richiesta e di erogazione. Quest’ultimo è un documento di cui non tutte le organizzazioni sono dotate, ma nel rispetto della legge si ritiene sia assolutamente necessario. Garantisce anche trasparenza e parità di trattamento a tutti i volontari.

Né la legge 266/91 né successive normative, anche in ambito fiscale, danno indicazioni precise in merito ad importi massimi da erogare per i rimborsi spese

Ricordiamo che tra le spese rimborsabili possono rientrare:

le spese di viaggio relative a spostamenti effettuati per prestare l’attività: affinché siano rimborsabili è indispensabile che siano dettagliati in modo analitico date, luoghi e motivo degli spostamenti. In deroga alle norme fiscali, se previsto dal Regolamento e giustificato dalle esigenze del servizio, si può ritenere rimborsabile il tragitto anche a partire dall’abitazione del volontario, oltre che dalla sede dell’Associazione.
le spese per vitto, alloggio, e trasporto in presenza di trasferta;
i rimborsi per spese di trasporto per spostamenti connessi con l’attività del volontario, anche nell’ambito del comune, a condizione che siano documentati (biglietti tranviari);
altri importi anticipati dal volontario in nome e per conto dell’organizzazione per acquisto di beni e servizi a favore della stessa.

Nel Regolamento approvato è importante che siano indicati i criteri individuati per stabilire dei massimali per ciascuna di queste possibili voci. Proprio perché la normativa non si occupa del trattamento fiscale dei rimborsi spese ai volontari (essi sono quindi esenti da tassazione) e per evitare qualsiasi possibile contestazione da parte degli uffici preposti ai controlli, si può far riferimento ai criteri che indicano l’esenzione dalla tassazione dei rimborsi per i dipendenti.

In particolare per i rimborsi spese chilometrici si può ricorrere alle Tabelle Aci oppure a quanto previsto per i rimborsi del personale dell’Amministrazione Pubblica (1/5 del prezzo del litro della benzina per ogni Km effettuato).

Un’attenzione particolare meritano i rimborsi spese di utenze varie. In ottica prudenziale si ritiene sia opportuno che nessun socio o volontario dell’organizzazione richieda rimborsi per utenze (telefono, elettricità, adsl, ecc.) intestate personalmente. Se per l’attività si rendesse necessario l’utilizzo del telefono è opportuno che l’Associazione attivi una SIM ad essa intestata.

Si ricorda infine che per le ONLUS (di fatto e di diritto, quindi anche le OdV iscritte ai registri regionali) il modulo di richiesta rimborsi spese è esente da bollo, mentre per le altre associazioni occorre l’apposizione della marca da bollo da 2 euro se l’importo del rimborso supera € 77,47.

Tutta la documentazione prodotta dal volontario andrà conservata tra la documentazione contabile dell’Associazione per eventuali controlli da parte degli uffici fiscali.

È illegittimo prevedere che i rimborsi ai volontari da parte dell’associazione di appartenenza vengano stabiliti con criteri forfettari. Lo ha ribadito la Corte di Cassazione con l’ordinanza n. 23890 del 2015.